Doplňujúce informácie o ochrane osobných údajov pre zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízke osoby
I. Pre koho sú tieto doplňujúce informácie určené? Tento dokument upravuje doplňujúce informácie o ochrane údajov zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízkych osôb v spoločnosti ERNSTPROFIL, spol. s r. o., ul. Ľ. Podjavorinskej 5134, Lučenec 984 01, IČO: 31 591 906, zapísanej v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica, Odd. Sro, vl. č.: 1418/S (ďalej len "ERNSTPROFIL") a to najmä právny základ a účel spracúvania osobných údajov, rozsah osobných údajov a dobu ich uchovávania.
Otázky, pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám v ňom uvedených prijíma ERNSTPROFIL na emaile:
personalne@ernstprofil.sk
II. Aké osobné údaje a na aký účel sú spracúvané? ERNSTPROFIL spracúva osobné údaje zamestnancov a ich blízkych osôb na účel: a) plnenia zákonných povinností v oblasti sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a daňových a účtovných povinností
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje vyžadované zákonom, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko, titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat a platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku výkonu pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
Ďalej ERNSTPROFIL spracúva osobné údaje zamestnancov na účel:
b) plnenia ďalších zákonných povinností v oblasti pracovnoprávnej a mzdovej
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia, rodné číslo, a vyživovaných deťoch v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje týkajúce sa zrážok pre doplnkové dôchodkové poistenie, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o zamestnávateľovi a odtlačok prsta.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je Zákonník práce a iné súvisiace predpisy, okrem odtlačku prsta.
Právnym základom na spracúvanie odtlačku prsta je oprávnený záujem prevádzkovateľa spočívajúci v efektívnom využití už získaných údajov v rámci účelu uvedeného pod písmenom h) tohto dokumentu, a to na účel evidencie dochádzky, čo prevádzkovateľ považuje za zlučiteľný účel s účelom pôvodným.
c) uzatvorenia pracovnej zmluvy, prípadne dohody podľa Zákonníka práce
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, pracovná pozícia, miesto výkonu práce, zamestnávateľ.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zmluva medzi ERNSTPROFIL a zamestnancom.
d) plnenia zákonných povinností na úseku BOZP a PZS
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno a priezvisko zamestnanca, opis úrazu - čas, miesto zranenia, druh zranenia, zranená časť tela, podpis zraneného, meno, priezvisko a podpis svedka, meno, priezvisko a podpis zapisujúceho údaje zamestnávateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
e) dokumentácie v rámci ISO noriem a iných štandardných a legislatívnych opatrení
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, podpis na prezenčných listinách, formulároch a iných dokumentoch používaných v rámci štandardizácie prevádzkovateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem ERNSTPROFIL z dôvodu zabezpečenia kvality a kontinuity výroby, bezpečnosti a ochrany majetku a údajov, ako aj vzdelávania a starostlivosti o zamestnancov.
f) zverejňovania a sprístupňovania identifikačných a kontaktných údajov zamestnancov
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne číslo, emailová adresa, zamestnávateľ zverejňované na web stránke, v emailovej a inej pracovnej komunikácii, ako aj na niektorých pracovných dokumentoch (cenové ponuky, reklamácie a pod.).
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem ERNSTPROFIL podporený zákonnou možnosťou tohto konania v § 78 ods. ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov.
g) hromadné poistenie zamestnancov
v rozsahu: meno, priezvisko, rodné číslo zamestnancov sprístupnené príslušnej poisťovni.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zmluva medzi ERNSTPROFIL, jeho zamestnancami a príslušnou poisťovňou.
h) monitorovanie služobných vozidiel prostredníctvom GPS lokátora
v rozsahu: meno, priezvisko, miesto výkonu práce a pohybu v služobnom vozidle - lokalizačné údaje, spôsob jazdy a spotreba.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem ERNSTPROFIL na ochranu jeho majetku - služobných vozidiel a súčasne plnenie jeho zákonných povinností - kniha jázd.
i) monitorovania priestorov prevádzkovateľa kamerovým systémom
v rozsahu: podoba a obrazové informácie o správaní sa a konaní zaznamenávaných zamestnancov.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem ERNSTPROFIL spočívajúci v potrebe zabezpečiť ochranu majetku prevádzkovateľa a bezpečnosť osôb pohybujúcich sa a pracujúcich v priestoroch prevádzkovateľa.
j) zabezpečenia správnej a riadnej evidencie pracovného času
v rozsahu: extrakt odtlačku prsta vyžadovaný pri vstupe do a pri výstupe z priestorov zamestnávateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem ERNSTPROFIL spočívajúci v potrebe zabezpečiť zvýšenú ochranu majetku, údajov a zamestnancov vzhľadom na charakter svojej činnosti a z toho vyplývajúcich rizík.
III. Ako, kedy a od koho ERNSTPROFIL osobné údaje získava? ERNSTPROFIL získava osobné údaje priamo od zamestnancov prostredníctvom:
osobného dotazníka vypĺňaného zamestnancom pri vstupe do zamestnania;
uzatváranej pracovnej zmluvy alebo dohody a počas ich plnenia;
GPS lokátora umiestneným v služobných vozidlách;
kamerového systému umiestneného v priestoroch ERNSTPROFIL;
dochádzkového systému umiestneného pri vstupe do a pri výstupe z priestorov ERNSTPROFIL.
IV. Ako dlho ERNSTPROFIL osobné údaje uchováva? ERNSTPROFIL uchováva spracúvané osobné údaje v jednotlivých prípadoch takto:
Mzdové listy 50 rokov
Výplatné pásky 10 rokov
Rodinné prídavky a materské príspevky 5 rokov
Prehlásenia k dani zo mzdy 10 rokov
Zrážky zo mzdy 5 rokov
Podklady k mzdám 5 rokov
Osobné spisy zamestnancov 70 rokov (od narodenia zamestnanca)
Evidencia dochádzky 5 rokov
Evidencia dovoleniek 5 rokov
Popisy pracovných činností 10 rokov
Dohody mimo pracovného pomeru 10 rokov
Pracovné zmluvy 10 rokov
Dohody o hmotnej zodpovednosti 5 rokov (po strate platnosti)
Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 20 rokov
Nemocenské poistenie - dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 20 rokov
Pracovná neschopnosť - evidencia, štatistika 5 rokov
Materská dovolenka a neplatené voľno - evidencia 5 rokov
Stravovanie zamestnancov - zabezpečenie 5 rokov
BOZP, PZS 10 rokov
Hromadné poistenie 10 rokov
ISO, GDPR a iná obdobná dokumentácia 5 rokov
Identifikačné a kontaktné údaje zamestnanca uplynutie účelu spracúvania
Údaje GPS lokátora 48 dní od vyhotovenia záznamu
Kamerové záznamy 48 dní od vyhotovenia záznamu
Extrakt odtlačku prsta neuchováva sa
Šablóna vytvorená z extraktu odtlačku prsta 48 dní (po ukončení pracovnoprávneho vzťahu)
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.
V. Kde sú dostupné všeobecné zásady ochrany osobných údajov? Všeobecné zásady ochrany osobných údajov spoločnosti ERNSTPROFIL sú dostupné TU .